LE BAZAR AUX INFOS

Le tableau de bord est un outil de gestion indispensable pour une entreprise, car il permet de prévoir, d’évaluer, et d'améliorer l'activité de l'entreprise. Il faut en connaitre l'utilité, les types de tableaux existants, les éléments qu'il faut y reporter, comment créer soi-même son tableau, et savoir l'interpréter.

Le tableau de bord vous sera très utile dans plusieurs domaines :

• Pour avoir des objectifs financiers réalistes.
  
  
• Pour prévoir les charges financières.
  
  
• Pour anticiper les évènements futurs.
  
  
• Pour prendre des mesures en fonction de l'analyse du tableau.

Il existe deux types de tableaux de bord :

Le "reporting"

Il permet de prendre en compte les résultats de l'entreprise, pour prendre les mesures nécessaires pour améliorer les points faibles mis en avant.

Le "pilotage"

Il permet de suivre les plans d'action mis en place dans l'entreprise, et d'appliquer des corrections, si l'avancement n'est pas à la mesure des prévisions.

Vous pouvez très bien faire votre propre tableau de bord, à partir des logiciels Excel ou Open Office. Il vous faudra 5 colonnes et 9 lignes ou plus selon votre activité et les domaines que vous souhaitez reporter dans votre tableau.

Un tableau de bord complet doit comporter les données suivantes :

Dans la 1ère colonne

• Chiffre d'affaires par client.

• Chiffre d'affaires par famille de produits.
  
  
• Marge commerciale.
  
  
• Frais commerciaux.
  
  
• Frais de déplacement.
  
  
• Achats marchandises.
  
  
• Niveau de stock marchandises.
  
  
• Niveau de stock produit fini.
  
  
• Coût de transport.

Dans la 2e colonne

Il faut reporter les chiffres du prévisionnel pour chaque famille sus-citée.

Dans la 3e colonne

Il faut reporter tous les chiffres réels par famille.

Dans la 4ème colonne

Il faut calculer l'écart entre la 2e et la 3e colonne.

Dans la 5e colonne

Lister par famille les mesures entreprises pour rectifier l'écart, si celui-ci est négatif.

Si vous ne souhaitez pas créer votre propre modèle de tableau, mais préférez prendre un logiciel, vous pouvez visiter le site Rca.fr, qui propose plusieurs types de tableaux de gestion et de tableaux de bord. Le logiciel de tableau de bord coûte 435€.

Si vous cherchez un logiciel gratuit, GANTT project est un très bon logiciel de tableau de bord gratuit.

Les écarts constatés entre les prévisions et la réalité doivent être analysés, expliqués, et des solutions correctrices doivent être mises en place, afin de réaliser l'objectif de départ.

Le tableau de bord doit être consulté au minimum une fois par mois, et plus s'il s'agit d'une jeune entreprise, afin d'optimiser l'efficacité de l'outil.

Call one est une société qui propose des solutions aux entreprises dans le domaine du télémarketing, du service après-vente, de l'optimisation des centres d'appel, des enquêtes de satisfaction et des enquêtes automatisées. Créée en 2000, cette société fait partie du groupe "Unamis" et elle a obtenu la certification AFNOR "NF centre de relation client" pour la qualité de ses services.

La société Call one propose des services de marketing dans les domaines suivants :

• Télémarketing et télévente.

• Conquête et fidélisation.

• Détection de projets.

• Prises de rendez-vous.

• Promotion.

• Rétention.

Tous ces services sont fournis dans le respect des normes de qualité, telles que :

• L'accueil.

• L'information fournie aux clients.

• La prise en compte de la demande.

• Le respect de ses engagements.

• La satisfaction du client.

La société Call one propose des solutions pour les entreprises en matière de :

• Support technique.

• Service après-vente.

• Back Office.

• Service client.

Les personnels sont parfaitement formés pour les appels "call on" et "up call", et leurs qualités au niveau de l’accueil ne sont plus à prouver.

La société Call one offre ses compétences en matière de consulting, pour :

• Du recrutement.

• L'optimisation des centres.

• Des formations.

• De la gestion de base.

• L'intégration des applications.

Cette partie de l'activité de la société Call One s'inscrit dans une offre globale d'outils d'optimisation de la relation client pour les entreprises, qu'elle aide à se développer dans tous les domaines du marketing.

La qualité est un élément essentiel pour une entreprise, qui doit régulièrement mesure son impact après de ses clients. C'est pour cela que la société Call One propose ses services pour des travaux tels que :

• Les enquêtes de satisfaction.

• Des études et des sondages.

• Des baromètres de performance.

• Des contacts mystère.

Call One peut mettre en place des outils automatisés d'enquêtes ou de publicité, comme :

• Les enquêtes automatisées.

• Des programmes SBC (selct befor call).

• La gestion des flux en ASP.

• Des campagnes "multicanal" (SVI, SMS, web, e-mails).

Le "managed service" de Call One met un point d'honneur à ce que son personnel respecte toujours trois règles d'or, qui sont :

• Écouter.

• Structurer.

• Partager.

Par ailleurs, les entreprises clientes peuvent se connecter au site Callone.fr, grâce à un accès sécurisé, pour suivre les résultats des campagnes en cours. Les données sont personnalisées et fournies en temps réel.

Une nouvelle recrue dans une entreprise a tout à prouver. Elle a généralement été embauchée grâce à son CV, mais aussi pour les qualités qu'elle a su mettre en avant. Et ces deux éléments forment un tout, et sont indissociables. On peut les observer ensuite sur le terrain.

Si vous avez invité une personne à un entretien d'embauche, c'est que son CV et sa lettre de motivation vous ont plu.

Les diplômes et la formation, ainsi que l’expérience professionnelle, sont des éléments indispensables pour les jobs qualifiés.

Par exemple, pour les "commercial jobs", la personne doit avoir des compétences techniques à la fois dans le savoir commercial, mais aussi dans le domaine d'activité dans lequel vous êtes.

Si le CV de votre nouveau salarié a été un peu "amélioré", vous le saurez rapidement.

D'autre part, les connaissances seules ne suffisent pas. Il faut savoir les appliquer. C'est là que l’expérience joue son rôle, en montrant la capacité à acquérir des connaissances et à les mettre en pratique.

vous aurez la possibilité de juger le travail de votre nouvelle recrue, quant à sa qualité et la rapidité de son exécution.

Les compétences sont issues de l'apprentissage technique, mais aussi de la pratique, et du comportement de la personne.

Les qualités mises en avant sur la lettre de motivation et lors de l'entretien sont-elles réelles ?

Evaluer les compétences d'un nouveau salarié va d'abord passer par l'observation dans les domaines suivants :

• Les qualités d'adaptation,

• La vivacité et la curiosité,

• La motivation,

• L'autonomie,

• L’initiative,

• La réalité de ses connaissances et l'envie de les enrichir,

• Le rapport avec la hiérarchie,

• la rigueur et le sérieux,

• Le rapport avec les collègues.

Il est clair que personne n'a toutes les qualités, mais certains jobs en demandent certaines, qui sont indispensables.

Par exemple, si vous embauchez un commercial pour vendre du vin, et qu'il s'avère qu'il a horreur de ça, et que cela se ressent dans ses entretiens de vente infructueux, vous ne serez pas très motivé pour aller plus loin avec lui.

Si vous embauchez une secrétaire, et que vous rendez compte qu'elle n'écrit pas le français correctement, elle n'aura pas non plus vos faveurs.

Il est vrai qu'il est très difficile de juger les qualités d'un salarié, avec comme seule base l'entretien d'embauche. Seul le terrain peut confirmer ou infirmer votre première impression, d'où l'utilité de la période d'essai.

La clause de mobilité géographique est une clause pouvant être insérée dans un contrat de travail, et qui autorise l'employeur à muter son salarié. Cette clause est souvent mise en cause dans les litiges traités aux prud'hommes. De fait, il faut qu'elle soit bien définie et bien rédigée, pour respecter les droits et les devoirs de chaque partie.

Lorsqu'un employeur embauche un salarié, il peut, dans le contrat de travail qu'il soumet à la signature de l'employé, insérer une clause de mobilité géographique.

Cette clause peut lui donner le droit de muter son salarié, pour les besoins de l'entreprise.

Cette partie du contrat doit être rédigée très précisément, quant au secteur géographique qu'elle comprend.

En effet, si la possibilité de mutation est située par rapport à une région, ou à la France entière, la clause, trop imprécise, ne sera pas valable.

Le contrat de travail peut contenir dans ce domaine, certaines informations complémentaires en cas de mutation, telles que :

• L'aide à la mobilité,

• La prime à la mobilité,

• La prime de résidence.

Ces "bonus" non obligatoires servent à favoriser la mobilité et les emplois en régions.

La clause de mobilité géographique précisera donc un nombre de kilomètres bien défini par rapport au lieu de travail actuel, ou un département, où la société a une succursale.

Lorsqu'un salarié signe un contrat de travail, il est censé l'avoir étudié minutieusement, et sa signature représente son accord sur la totalité des clauses énoncées.

Il faut y faire très attention, car on a plutôt tendance à ne s'attacher qu'à la dénomination du poste et à la rémunération. Si vous n’avez pas bien tout lu, vous risquez d'avoir des surprises, et d'être dans l'obligation d’accepter une décision de la direction, qui remet toute votre vie personnelle en question.

La clause de mobilité géographique doit être définie très précisément. Si vous n'êtes pas en accord avec celle-ci, vous devez la négocier avec votre employer, avant de signer votre contrat d'embauche.

En revanche, lorsque vous êtes déjà sous contrat, si votre employeur vous mute, et que la clause de mobilité est imprécise, vous êtes en droit de refuser cette mobilité.

A contrario, si la clause était précise, et que vous refusez la mutation, vous pourrez être licencié pour faute grave.

Lorsque l'activité de votre entreprise consiste en la vente de produits ou de matériel, vous avez pour obligation de fournir à vos clients un bon de commande. Ce document doit comporter un certain nombre de mentions, et constitue une garantie pour l’acheteur. Il est donc important de savoir le remplir, et de savoir à quoi cela vous engage.

Dans un premier temps, il vous faut avoir un modèle de bon de commande.

Vous en trouverez dans Excel ou Word.

Si vous cherchez un outil plus performant qui va gérer votre stock, vos fournisseurs et votre fichier clients, vous pouvez vous équiper d'un logiciel de commande complet comme :

• Take it easy qui coûte 49€ (prix constaté en août 2011).
  
  
• Gfactbeta (gratuit).

Lorsque vous aurez votre modèle de bon de commande, vous pourrez constater toutes les mentions obligatoires à y faire figurer, telles que :

• Vos coordonnées complètes (nom, adresse et téléphone de votre entreprise).
  
  
• Vos numéros de SIRET et code APE.
  
  
• Les coordonnées de votre client.
  
  
• la désignation des articles avec leur référence.
  
  
• Le prix unitaire.
  
  
• Le nombre d'articles.
  
  
• Le prix total sans et avec TVA.
  
  
• La date et la signature de l'acheteur.

Si vous travaillez à l’extérieur de votre bureau, vous pouvez vous équiper de carnets de bons de commande type, que vous trouverez dans toutes les papeteries.

Le formulaire de commande est le premier document contractuel entre le client et vous.

Dès que celui-ci est signé, vous avez des obligations envers votre acheteur :

• Vous êtes tenu de fournir les marchandises que le client vient de vous commander.

• Vous pouvez demander un acompte à la commande, mais vous ne pourrez pas encaisser le chèque avant sept jours, puisque le client bénéficie d'un délai légal de rétractation. Par ailleurs, vous devez garantir la livraison de vos produits à une date butoir précise au-delà de laquelle le client peut vous réclamer une remise supplémentaire, ou même annuler sa commande.

Enfin, vous devez offrir à votre client une garantie sur la fiabilité de vos produits et contre les vices de fabrication.

Dans la relation avec votre client, vous aurez à faire, après le bon de commande, un bon de livraison, puis une facture.

N'oubliez pas de faire correctement votre gestion des commandes, pour ne pas en oublier, car les clients non satisfaits vous coûteront plus cher que les autres.